Politique de confidentialité

Engagement de RWB à l’égard de la protection de la vie privée

Le présent code de confidentialité vous informe de l’engagement et de la politique de RSF en matière de protection de la vie privée. Il vous renseigne sur les façons dont nous assurons la protection de votre vie privée et de la confidentialité de vos renseignements.

L’objectif du Code de protection des renseignements personnels de RSF est de promouvoir des pratiques de gestion des renseignements personnels responsables et transparentes conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et aux autres lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Le RSF procédera à des examens périodiques du présent Code de protection des renseignements personnels pour s’assurer qu’il demeure à jour avec l’évolution des normes, des technologies et des lois.

Code de protection des renseignements personnels de RSF

Le Code de protection des renseignements personnels de RSF ne s’applique qu’aux personnes identifiables dont les renseignements personnels recueillent, utilisent, conservent et communiquent dans le cadre d’activités commerciales. Lorsque nous utilisons les mots « renseignements personnels » ou « renseignements » dans le présent Code de protection des renseignements personnels, nous entendons des renseignements concernant une personne identifiable, à l’exception du nom, du titre, de l’adresse professionnelle ou du numéro de téléphone d’un employé d’une organisation. De plus, ces termes n’incluent pas les renseignements qui n’identifient pas des personnes particulières, comme les statistiques agrégées ou les données anonymes. Le Code de protection des renseignements personnels de RSF comprend les principes clés suivants, qui s’appliquent à tous les aspects du traitement des renseignements personnels d’une personne, y compris la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication :

Conformité aux normes légales et de l’industrie

Nous ferons tous les efforts raisonnables pour nous conformer aux normes de l’industrie et aux lois fédérales et provinciales applicables au Canada, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Fins de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la divulgation des renseignements vous concernant

Nos fins de collecte, d’utilisation, de conservation et de divulgation de vos renseignements personnels dépendent de votre relation avec RSF.

Voici un aperçu de nos objectifs si vous êtes abonné, donateur ou étudiant :

En ce qui concerne nos abonnés :

• pour vous établir et vous servir en tant que client
• pour traiter votre paiement auprès d’une institution financière (comme la société émettrice de votre carte de crédit, votre banque ou notre banque);
• pour délivrer des contraventions et des reçus ou d’autres documents raisonnablement requis; pour vous renseigner et vous inviter à assister à de futures représentations;
• pour vous fournir de l’information et vous inviter à contribuer ou à participer à des campagnes, à des événements et à des programmes de collecte de fonds, lesquels campagnes, événements et programmes peuvent être gérés par RSF ou un tiers non lié; tenir des registres comptables et fiscaux adéquats, évaluer la qualité et la quantité de nos performances et de nos services et disposer de l’information sous la forme que nous pouvons raisonnablement exiger pour nos besoins commerciaux; pour répondre à toutes les exigences légales, gouvernementales ou réglementaires, pour détecter et prévenir la fraude et pour protéger vos intérêts et ceux de RWB.

En ce qui concerne nos donateurs :

• pour vous établir en tant que donateur ou participant à une activité de financement, comme une loterie ou un tirage; pour traiter votre cotisation ou votre paiement auprès d’une institution financière (comme la société émettrice de votre carte de crédit, votre banque ou notre banque);
• délivrer des reçus d’impôt sur le revenu, des billets ou d’autres documents raisonnablement requis; pour vous informer sur le déroulement des campagnes, les résultats des activités de financement ou l’utilisation faite des contributions ou des paiements;
• pour vous fournir de l’information et vous inviter à contribuer ou à participer à de futures campagnes et collectes de fonds, programmes et événements, campagnes, programmes et événements qui peuvent être gérés par RSF ou un tiers non lié;
• tenir des registres comptables et fiscaux adéquats, évaluer la qualité et la quantité de nos campagnes et activités de financement et disposer de l’information sous la forme que nous pouvons raisonnablement exiger pour nos besoins commerciaux;
• pour répondre à toutes les exigences légales, gouvernementales ou réglementaires, pour détecter et prévenir la fraude et pour protéger vos intérêts et ceux de RWB.

En ce qui concerne nos étudiants :

• pour vous établir et vous servir en tant qu’étudiant;
• administrer la facturation et traiter les paiements avec une institution financière;
• pour nous permettre de communiquer avec vos parents, vos enseignants, vos écoles, vos médecins, vos fournisseurs de soins de santé et d’autres tiers nécessaires afin d’évaluer vos capacités et vos besoins et de vous fournir les programmes, les services et les soins appropriés;
• tenir des registres comptables et fiscaux adéquats;
• évaluer la qualité et la quantité de nos services et disposer de l’information sous la forme que nous pouvons raisonnablement exiger pour nos besoins commerciaux;
• pour répondre à toutes les exigences légales, gouvernementales ou réglementaires, pour détecter et prévenir la fraude et pour protéger vos intérêts et ceux de RWB.

vous donner le contrôle sur la façon dont nous traitons les renseignements vous concernant

Nous recueillons, utilisons, conservons et divulguons des renseignements vous concernant uniquement avec votre consentement, sauf dans les cas prévus dans le présent Code de confidentialité. Pour obtenir votre consentement, qu’il soit explicite ou implicite, les fins pour lesquelles nous avons besoin de vos renseignements sont celles décrites dans le présent document si vous êtes un abonné, un donateur ou un étudiant ou si vous serez identifié au moment de la collecte ou avant. Nous ne pouvons nous écarter du principe du consentement que conformément aux exceptions limitées décrites dans le présent Code de protection des renseignements personnels, lorsque d’autres politiques écrites et affichées établies par le RSF le permettent ou lorsque les lois applicables le permettent (par exemple, nous pouvons divulguer des renseignements personnels en cas d’urgence pour protéger la vie ou la sécurité des personnes).

Limitation de la divulgation à des tiers

Nous pouvons fournir vos renseignements à d’autres personnes seulement :

• lorsque nous avons votre consentement, qu’il soit explicite ou implicite; ou
• lorsque nous devons divulguer les renseignements pour protéger nos intérêts dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative existante ou potentielle; ou lorsque nous sommes tenus ou autorisés par la loi ou les règlements à le faire; ou
• à des agents ou à des tiers qui nous aident ou vous aident et à qui nous pouvons raisonnablement faire confiance pour respecter votre vie privée.

Stocker en toute sécurité les renseignements vous concernant

Nous protégerons vos renseignements au moyen de mesures de sécurité appropriées. Nous ne conserverons vos renseignements que pendant la période raisonnablement nécessaire.

vous donner le droit d’accéder à des renseignements vous concernant et de les mettre à jour

Nous vous donnerons accès aux renseignements que nous conservons à votre sujet et ferons tous les efforts raisonnables pour que vos renseignements soient exacts et à jour.

Répondre à vos préoccupations en matière de protection de la vie privée

Tout refus ou retrait de votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements par nous est assujetti à des restrictions légales et/ou contractuelles et à un préavis raisonnable. Nous enquêterons et répondrons à vos préoccupations concernant tout aspect de notre traitement de vos renseignements. Nous avons nommé un agent de protection de la vie privée qui supervisera la conformité de notre part et veillera à ce que vos préoccupations soient traitées de manière appropriée par le RWB.

Dans le présent Code de protection des renseignements personnels, nous expliquerons comment nous respectons chacun de ces principes importants et vous fournirons des exemples pour une meilleure compréhension.

Pourquoi nous demandons vos renseignements

Nous vous demandons des renseignements aux fins de notre relation d’affaires. Chez RSF, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels vous concernant dans le cadre de votre relation d’affaires avec nous. Nous obtenons la plupart de nos renseignements à votre sujet directement de vous. Le type et l’étendue des renseignements que nous demandons dépendent de la nature de notre relation d’affaires. Pour chaque abonné et donateur, nous avons besoin de vos coordonnées et de vos informations de paiement.

Pour chaque étudiant, nous avons besoin de vos coordonnées, de votre date de naissance, de votre choix de programme et de vos informations de paiement. Votre date de naissance est requise pour vous assurer de votre admissibilité à certains programmes et est utilisée pour célébrer cette occasion. Selon votre choix de programme, nous pouvons également avoir besoin d’autres renseignements, tels que votre numéro d’assurance sociale ou de sécurité, certains renseignements médicaux et les renseignements de votre parent ou tuteur. Voici pourquoi nous avons besoin de certaines de ces informations :

• Numéro d’assurance sociale/sécurité – Ceci est nécessaire pour se conformer aux exigences en matière d’immigration.
• Renseignements médicaux – Ceci est requis pour nos exigences en matière de santé et de sécurité.
• Renseignements sur les parents ou les tuteurs – Ils sont nécessaires pour tous les élèves mineurs et sont également utilisés comme coordonnées.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires et ne les utilisons qu’aux fins qui vous sont expliquées. Lorsque nous communiquerons avec vous, nous vous indiquerons comment nous avons l’intention d’utiliser les renseignements que nous recueillons auprès de vous si nos objectifs diffèrent de ceux décrits dans le présent Code de confidentialité. Si nous souhaitons à l’avenir utiliser les renseignements recueillis à des fins non identifiées auparavant, nous vous demanderons votre consentement à ce moment-là. Nous ne demanderons que les renseignements nécessaires aux fins que nous avons identifiées. S’il y a lieu, nous vous indiquerons quels renseignements sont facultatifs à fournir.

Quand nous divulguons vos renseignements

RSF ne divulguera pas de renseignements vous concernant à des tiers, sauf dans les circonstances limitées suivantes :

• lorsque nous avons votre consentement, qu’il soit explicite ou implicite; aux agents et aux tiers qui nous assistent; lorsque nous sommes tenus ou autorisés par la loi à le faire;
• lorsque nous souhaitons ou sommes tenus de divulguer pour remplir une obligation publique, comme prévenir la fraude;
• lorsque nous protégeons ou défendons nos intérêts dans le cadre de transactions avec des organismes de réglementation ou de l’industrie, des tribunaux administratifs ou des tribunaux;
• en vertu d’une exception à l’exigence de consentement expressément énoncée dans les lois applicables, comme l’exception pour les divulgations nécessaires pour protéger la vie ou la sécurité des personnes en cas d’urgence.

Dans tous ces cas, RWB ne fera la divulgation que dans la mesure nécessaire pour atteindre ses objectifs ou s’acquitter de ses obligations réglementaires, légales ou publiques. Dans la mesure du possible, RWB exigera également que la partie qui reçoit les renseignements fournisse des assurances raisonnables qu’elle respectera la confidentialité de vos renseignements conformément aux lois applicables.

La liste suivante fournit quelques exemples de situations dans lesquelles nous divulguons vos renseignements personnels :

RSF divulgue des renseignements personnels concernant ses abonnés et donateurs à des sociétés de cartes de crédit et à des banques afin de traiter les paiements et les dons. Dans certaines circonstances, RWB divulgue des renseignements personnels concernant les blessures antérieures d’un élève à un professionnel de la santé sous contrat avec RWB afin de s’assurer que la santé et la sécurité de l’étudiant et des autres étudiants ne sont pas compromises. RWB divulgue des renseignements personnels concernant tous les étudiants engagés pour se produire avec l’entreprise lorsque ces renseignements sont requis par l’Association canadienne pour l’équité des acteurs. RWB doit fournir des renseignements en réponse à une demande valide, à un mandat de perquisition ou à une autre demande ou ordonnance légalement valide. Nous pouvons divulguer des renseignements aux autorités pour servir un intérêt public clair et remplir notre devoir public, par exemple pour nous protéger contre la fraude ou d’autres activités criminelles. Nous pouvons également prendre des mesures pour protéger nos intérêts, ce qui peut entraîner la divulgation de renseignements à des parties extérieures à l’OTR (par exemple, nos avocats).

Comment nous protégeons vos renseignements

Nous protégerons vos renseignements au moyen de mesures de sécurité appropriées. Nous avons des normes de sécurité raisonnables pour protéger nos systèmes et vos renseignements contre l’accès et l’utilisation non autorisés. Toutes les mesures de sûreté et de sécurité employées par RWB sont appropriées au niveau de sensibilité de vos renseignements. Les dossiers électroniques sont conservés dans un environnement sécurisé à accès restreint. Les dossiers papier sont stockés dans des classeurs verrouillés. L’accès est également très restreint. En ce qui concerne la sécurité en ligne, nous gérons adéquatement notre environnement de serveurs et notre infrastructure de pare-feu. Nos pratiques de sécurité sont examinées périodiquement pour assurer la protection de la confidentialité et de la confidentialité de vos renseignements. Lorsque nous divulguons des renseignements à un tiers à des fins autorisées par la présente politique, nous ne divulguerons pas plus que ce qui est nécessaire pour atteindre les fins et, dans la mesure du possible, obtiendrons des assurances raisonnables que le tiers respectera votre vie privée conformément aux lois applicables. Lorsque nous fournissons des renseignements en réponse à une demande de renseignements ou à une ordonnance juridique, nous nous assurons que l’ordonnance est valide et nous ne divulguons que les renseignements requis par la loi. Nous ne conservons vos renseignements que le temps qu’il est raisonnablement nécessaire. Notre période de conservation dépend des informations en question et de votre relation avec nous. Par exemple, si en tant qu’abonné ou donateur, vous avez fourni les renseignements de votre carte de crédit, vos renseignements de carte de crédit ne sont conservés que le temps nécessaire pour traiter votre paiement. Si vous êtes un étudiant qui est transféré à notre division professionnelle, vos renseignements d’étudiant sont transférés et conservés par notre division professionnelle aussi longtemps que votre relation avec nous. La période de conservation peut s’étendre au-delà de la fin de votre relation avec nous, mais seulement aussi longtemps que la loi l’exige ou que nous l’exigeons raisonnablement. Lorsque RWB n’a plus besoin de vos renseignements, nous avons des procédures pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir en un formulaire anonyme.

Votre droit d’accès à vos renseignements

Nous vous donnerons accès à l’information que nous avons à votre sujet. Il est important que vos renseignements personnels soient exacts et complets. Veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée si vous souhaitez avoir accès à toute information que nous pourrions avoir à votre sujet. Nous vous informerons à l’avance si des frais minimes sont nécessaires pour que nous effectuions une recherche de renseignements à votre sujet dans nos dossiers, et nous répondrons à votre demande dans les 30 jours. Veuillez noter que nous pourrions ne pas être en mesure de fournir des renseignements à votre sujet à partir de nos dossiers s’ils contiennent des références à d’autres personnes, sont protégés par un privilège juridique, contiennent des renseignements exclusifs à RWB, sont trop coûteux à récupérer ou ne peuvent pas être divulgués pour d’autres raisons juridiques.

Assurer l’exactitude de vos renseignements

Nous ferons des efforts raisonnables pour que vos renseignements soient exacts et à jour. Si vous trouvez des erreurs dans nos renseignements à votre sujet, faites-le nous savoir et nous apporterons les corrections appropriées et nous nous assurerons qu’elles soient transmises à toute personne que nous aurions mal informée. Afin d’apporter une modification aux renseignements personnels que RSF détient à votre sujet, veuillez nous faire parvenir la correction par écrit par la poste, par télécopieur ou par courriel. Pour les renseignements qui demeurent en litige, nous prendrons note de votre opinion quant à l’exactitude des renseignements contenus dans nos dossiers.

Enregistrer vos options

Tout refus ou retrait de votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements est assujetti à des restrictions légales et/ou contractuelles et à un préavis raisonnable. Dans certaines circonstances, nous devons refuser d’accepter votre inscription si vous refusez ou retirez votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements par nous. Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez communiquer avec nos bureaux. Notre personnel se fera un plaisir de vous expliquer vos options et les conséquences du refus ou du retrait de votre consentement.

Renseignements sur les pratiques du site Web

Nous recueillons et stockons vos adresses électroniques à partir de toutes les communications que vous pouvez envoyer à RSF en cliquant sur l’un de nos liens électroniques. Nous pouvons utiliser votre adresse courriel pour communiquer avec vous, si votre courriel indique qu’une réponse à votre demande est demandée ou pour répondre à une préoccupation ou à une plainte que vous pourriez avoir. Les liens vers des sites externes vous sont fournis pour votre commodité et nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard de ces sites liés.

Mise à jour de ce code

Toute modification apportée au présent Code de confidentialité ou à nos pratiques de traitement de l’information sera enregistrée en temps opportun. Nous pouvons ajouter, modifier ou supprimer des parties du présent Code de confidentialité lorsque nous le jugeons approprié. Cependant, nous n’utiliserons pas les renseignements recueillis avant ces changements à de nouvelles fins sans avoir d’abord obtenu votre consentement.